مقالاتی که در مجله قرار میگیرند ، در ابتدا از نظر عنوان مقاله، ساختار، مرتبط بودن موضوع و اصالت مورد بررسی قرار میگیرند.همچنین مقاله از نظر دور بودن از سرقت ادبی نیز ارزیابی می‌شود. نویسندگان در مستند مکتوبی مسئولیت سلامت مقاله و نظر موافق همکاران را در مورد نحوه همکاری در تهیه مقاله به عهده میگیرند.سپس مقاله برای تعیین داور و ارزیابی علمی به دبیران تخصصی که مشاورین علمی سردبیر هستند، ارسال می‌شود. دبیران تخصصی و همچنین داوران مقاله از بین پژوهشگران متخصص در همان رشته انتخاب می‌شوند. همه عوامل موثر در تولید، داوری و تایید نهایی مقالات متعهد و موظف به رعایت اصول اخلاقی مجله هستند. تعهدات اخلاقی هر یک از این عوامل در زیر مشخص شده است :
تعهدات نویسندگان
نویسنده مقاله متعهد است مقاله کامل پژوهشی و یا بخشی از ان را به هیچ مجله دیگری ارسال ننماید.
- تعهد اصلی نویسنده مقاله عبارت است از ارائه یک نسخه جامع از پژوهش، کار علمی، یا پروژه خود به همراه یک بحث علمی و واقع گرایانه از اهمیت آن.
- مقاله تسلیم شده باید حاوی آن اندازه از جزییات و ارجاعات به منابع عمومی اطلاعات باشد که همردیفان علمی نویسنده بتوانند با استفاده از آنها کار پژوهشی انجام شده را تکرار نمایند و یا دقت و صحت آن را تایید نمایند.
- نویسنده موظف است با ارجاعات کافی به منابع منتشر شده ای که در تعیین ماهیت پژوهش موردگزارش اثر داشته اند به فهم خواننده از طریق دسترسی سریع به آثار پیشین کمک کند. اطلاعاتی را که نویسنده به طور خصوصی و از رهگذر گفت و گو، مکاتبه، یا بحث با طرفهای سوم به دست آورده است نباید در اثر گزارش نماید مگر آن که اجازه صریح (کتبی) صاحب اصلی اطلاعات را حاصل کرده باشد. همین امر در خصوص اطلاعات به دست آمده از رهگذر انجام خدمات محرمانه مانند داوری مقالات یا بررسی اعطای بودجه های پژوهشی صادق خواهد بود.
- مقاله تسلیم شده نباید حاوی سرقت علمی یا داده های ساختگی باشد.
- از بخش کردن مقالات پژوهشی به چند مقاله جزئی اجتناب شود. محققانی که پژوهش گسترده در یک سامانه یا مجموعه ای از سامانه های به هم مرتبط را به انجام رسانده اند باید مقالات خود را به گونه ای سازمان دهی کنند که هر مقاله نسخه کاملی از یک جنبه خاص آن پژوهش کلی را دربرگیرد.
- ارسال بیش از یک مقاله به بیش از یک مجله از یک پژوهش واحد برای اولین انتشار کاری ناپسندیده برای نویسندگان تلقی می شود.
- در عین آن که نقد مغرضانه مقالات منتشر شده گاه بسیار موجه است، نقد شخصی هرگز پسندیده نیست.
- به منظور حفظ تمامیت حقوق تالیف، باید تنها نام افرادی که نقش و سهم عمده در پژوهش یا پروژه و تهیة مقاله داشته اند به عنوان همکاران مولف فهرست شود. نویسنده ای که به عنوان طرف مکاتبه معرفی می شود گواهی می دهد که تمام افراد ذکر شده به عنوان همکار نسخه نهایی مقاله را رویت نموده و موافقت خود را نسبت به تسلیم مقاله برای انتشار اعلام نموده اند. از افراد متوفی که واجد شرایط فوق به عنوان همکار هستند نیز باید نام برده شود و تاریخ فوت آنها در پاورقی درج شود. درج اسامی جعلی به عنوان همکار ممنوع است. نویسنده تسلیم کننده مقاله برای انتشار، مسئولیت درج نام صرفاً افراد ذی حق و واجد شرایط در مقاله را برعهده دارد.
- تسلیم مقاله با منظور و مقصود مشهود تجاری ناپسندیده است.
تعهدات داوران
- از آنجا که بررسی و داوری مقاله در فرایند انتشار ضروری و اجتناب ناپذیر است، بر همه داوران است که سهم و نقش منصفانه خود در بررسی و داوری مقالات را ایفا نمایند.
- هرگاه داوری احساس کند که واجد شرایط کافی برای بررسی مقاله نیست یا وقت کافی برای قضاوت منصفانه ای از اثر ارائه شده ندارد، باید بی وقفه مقاله را به دفتر مجله بازگرداند.
- داور و بررسی کننده مقاله باید کیفیت مقاله را براساس شایستگی و امتیازات آن به صورتی واقع بینانه و غیرذهن گرایانه مورد داوری قرار دهد وبه استقلال فکری نویسنده گان احترام گذارد. نقد شخصی هرگز پسندیده نیست.
- داوران باید از تضاد منافع و یا عواقب مترتب بر آن بپرهیزند. هرگاه مقاله ای که برای بررسی و داوری تسلیم شده مبین هرگونه تضاد منافع بالقوه برای شخص داور باشد یا داور نسبت به آن پیش داوری و تعصب احساس کند، داور موظف است بی وقفه مقاله را بدون بررسی و داوری به دفتر مجله عودت داده و مسئله را هم به وی اطلاع دهد.
- اطلاعات، استدلال ها، یا تعبیرهای منتشر نشده مندرج در مقالاتی که برای بررسی و انتشار تسلیم شده اند محرمانه تلقی می شوند و نباید در پژوهش های داور مورد استفاده قرار گیرند، یا به هر نحو دیگری انتشار یابند مگر با رضایت نویسنده اصلی و با ارجاع مناسب به نام پدیدآورنده اصلی.
- هرگاه داوری مقاله ای را برای بررسی دریافت کند که نویسنده گان آن را به طور غیر مستقیم بشناسد، وی موظف است این رابطه را به اطلاع سردبیر برساند.
- داور باید مقاله دریافت شده برای بررسی را به منزله یک سند محرمانه تلقی کند و مفاد آن را نه برای کسی افشا نماید و نه درباره آن با کسی صحبت کند، مگر در صورت لزوم با افرادی که نظر تخصصی آنها برای داوری ضروری باشد، در چنین صورتی هویت چنین افرادی باید به اطلاع سردبیر برسد.
- داوران موظف اند توضیح و توجیه کافی نسبت به داوری خود ارائه نمایند تا نویسنده گان مبانی نظرات آنها را دریابند. هرگونه اظهار و ادعا مبنی بر این که مشاهده، استنتاج، یا استدلالی مسبوق به نشر است باید مستند به ارجاعات کافی باشد.
- داور موظف است در صورت اطلاع ، هرگونه تشابه جدی بین مقاله تحت بررسی با هر گونه مقاله منتشر شده یا در دست انتشار در هر مجله دیگر را به آگاهی سردبیر برساند.
- داور مقاله مجاز نیست اطلاعات، استدلال ها، یا تعبیرهای منتشر نشده مندرج در مقاله تحت بررسی را مورد استفاده قرار دهد یا افشا نماید، مگر با رضایت نویسندة اصلی و با ارجاع مناسب به نام پدیدآورنده اصلی.
- هرگاه داور با شواهد کافی متقاعد گردد که مقاله تحت بررسی حاوی مطالب مسروقه علمی یا داده های ساختگی است، موظف است مطلب را با سردبیر در میان گذارد.
تعهدات سردبیر و دبیران تخصصی
- نخستین مسئولیت سردبیر و دبیران تخصصی مجله کهربا حصول اطمینان از کارایی و انصاف در فرایند بررسی و داوری مقالات و تضمین و حفظ معیارهای برتر کیفیت حرفه ای و تخصصی در مقالاتی است که برای انتشار به مجله ارائه می شود. معیارهای کیفیتی عبارت اند از: اصالت تحقیق، مفهوم ویا کاربرد آن، ژرف‌اندیشی و ارتباط با تخصصهای مورد ارتباط با مجله .
- هر یک از دبیران تخصصی موظف اند توجه منصفانه و به دور از پیش داوری نسبت به همه مقالات مبذول دارند و قضاوت خود درباره هر مقاله را بر شایستگی و مزیت های موجود در آن و فارغ از هرگونه ارتباط شخصی یا آشنایی با نویسنده گان و …. قرار دهند.
- سردبیر، دبیران تخصصی و هیئت تحریریه اجازه ندارند هیچ گونه اطلاعات مربوط به مقاله تحت بررسی را نزد کسی به جز افرادی که نظر تخصصی آنها درخصوص انتشار مقاله لازم است افشا کنند. سردبیر و هیات تحریریه اجازه ندارند نام داوران را نیز افشا کنند.
- هرگاه سردبیر یا دبیران تخصصی خود نویسنده یا یکی از نویسندگان مقاله ای باشند، نباید در بررسی آن مقاله دخالت کنند . اگر مقاله پس از انتشار در مجله مورد نقد قرار گیرد، نباید مسئولیت خود را در ارتباط با مقاله اعمال نماید.
- سردبیر موظف است از تضاد منافع و یا عواقب مترتب بر آن پرهیز نماید. وی نباید مقاله را به داورانی ارسال کند که مشهور به تعصب فردی له یا علیه نویسنده یا موضوع مقاله می باشند.
- اطلاعات، استدلال ها، یا تعبیرهای منتشر نشده مندرج در مقالاتی که برای بررسی و انتشار تسلیم شده است محرمانه تلقی می شود و نباید در پژوهش های سردبیر یا دبیران تخصصی مورد استفاده قرار گیرد، یا به هر نحو دیگری انتشار یابند مگر با رضایت نویسنده اصلی و با ارجاع مناسب به نام پدیدآورنده اصلی.
- هرگاه سردبیر با شواهد و ادله متقاعد گردد که محتوا، نتیجه گیری ها، منابع، یا مطالب دیگر در مقاله ای که در مجله کهربا منتشر شده اشتباه آمیز یا خلاف واقع است، موظف است پس از اطلاع کتبی و درخواست از نویسندگان برای پاسخ کتبی به شبهات وارده، فوراً نسبت به چاپ غلط نامه یا اصلاحیه در مجله مبادرت نماید. در صورت امکان، سردبیر موظف است ترتیبات لازم برای انتشار نظرات و یا مقالاتی که اشتباهات مورد نظر را آشکار می کنند فراهم آورد.
سرقت علمی و ادبی و نحوه مقابله در مجله کهربا
- مجله کهربا در برخورد با سرقت ادبی و انتشار تکراری از دستورالعمل Committee on Publication Ethics (COPE) به شرح نمایش زیر پیروی می‌کند :